Файл один, формата XLSX, по листу на каждый вид данных: ферма, участники, боксы, занятые лунки, растения, журнал, замеры, растворы, растворы в боксах, свои сорта, свои типы боксов.
Время в файле - местное время фермы.
Номера и коды стоят отдельными колонками от названий: код состояния, действия или причины одинаков на любом языке интерфейса, а названия колонок и сортов - на языке, выбранном в продукте.
Телефоны и заметки об участниках попадают в файл, только когда выгружает владелец. Администратор получает эти колонки пустыми - так же, как он видит список участников.